Conheça como a metodologia GTD pode ajudar na organização diária, tanto pessoal quanto profissional

"Nirvana é percebermos a transitoriedade de tudo que existe e sermos capazes de tranquilamente agirmos para transformar as coisas de maneira que o bem seja comum a todos os seres" (Monja Coen). Numa explicação muito simplista, o estado Nirvana, para os budistas, é alcançar a felicidade plena, a tranquilidade, a paz pela sabedoria. Isso parece o paraíso e você já ficaria feliz se conseguisse cumprir as tarefas diárias sem estresse e começar uma semana sem pendências?

Com um mínimo de organização e planejamento você pode chegar lá e, de quebra, aumentar a produtividade. Mas tenha sempre em mente que a disciplina é fundamental. Entre as técnicas e recursos disponíveis está a metodologia Getting Things Done (GTD), ou como na tradução do livro em português, “A Arte de Fazer Acontecer”, elaborada pelo consultor David Allen.

O método GTD prioriza a simplicidade, a flexibilidade e a rapidez. Segundo o consultor Daniel Burd, parceiro certificado da David Allen Company no Brasil, a metodologia “tem o objetivo de ajudar as pessoas a serem mais produtivas, conseguirem atingir suas metas, ao mesmo tempo que ajuda as pessoas a conquistarem um pouco mais de paz mental e harmonia. As pessoas acabam ficando muito angustiadas e estressadas com muitas coisas para fazer. Então, a proposta é esta: ser mais produtivo e menos estressado”.  Ele ressalta que não é uma fórmula mágica e que dá muito trabalho.

De acordo com Burd, são três os passos básicos da metodologia GTD, que organiza os compromissos de forma estruturada. O primeiro deles é a coleta ou captura: “a ideia é não deixar nada na cabeça”.

Anote todos os compromissos e tarefas, desde os mais básicos. Faça uma espécie de mapa desses compromissos – use uma agenda, um caderno de anotações, uma planilha no computador, enfim, a ferramenta que estiver mais à mão e seja mais fácil para a consulta. Se deixar só por conta da memória, é grande o risco de esquecimento e se lembrar na hora errada, a ansiedade e o estresse podem se instalar.

O próximo passo é processar – “o processamento ocorre uma vez por dia, quando você pega tudo o que capturou para atualizar o painel de compromissos”, orienta o consultor.

Por último, o planejamento semanal – “uma vez por semana, você vai olhar o painel e vai planejar a semana seguinte”. Segundo Burd, é um momento mais estratégico, que precisa de muita atenção e reflexão. E uma dica preciosa do consultor: “deixe duas horas por dia livres na sua agenda. Elas serão importantes para acomodar os imprevistos”.

Para estabelecer as prioridades na hora de organizar a semana, a metodologia GTD também recomenda atenção ao que chama de seis horizontes: propósito, visão, objetivos, áreas de foco, projetos e ações.

Isso facilita a distribuição das tarefas de acordo com o grau de importância, os meios necessários para realizá-las e até mesmo a previsão para que sejam concluídas. O fato de deixar tudo anotado facilita o foco, a concentração, uma vez que o indivíduo tem bem estabelecido e programado os afazeres.

O sucesso da metodologia está na persistência. Com o tempo, garante o consultor, vira hábito. Ele estima que sejam necessários dois anos para a absorção. “Dá certo para a pessoa que tem vontade de se aprimorar”, ressalta. Para obter resultados satisfatórios é preciso postura, muito mais do que disciplina, na avaliação dele.

Qualquer um pode fazer uso da técnica, em qualquer área de atuação. “As pessoas que têm muitas coisas para fazer são as que mais se beneficiam. (O método GTD) não divide a pessoa em profissional e pessoal. Ele cuida, basicamente, da sua cabeça”, explica Burd.

Mas não é tão fácil quanto parece e o consultor alerta que se não tiver uma pessoa por perto, para saber como estão a organização e o planejamento, há a possibilidade do esquema ser interrompido. Para evitar que isso aconteça, ele costuma acompanhar os clientes por um período de até quatro meses, com mais de um contato por semana.

Com a casa em ordem e as tarefas bem planejadas, abre-se caminho para aumentar a produtividade. Bom momento para retomar um projeto que ficou esquecido em alguma gaveta.

E é provável que sobre muito mais tempo para as atividades que ajudam a manter o equilíbrio, a paz e a harmonia. A prática de um esporte, uma programação cultural ou a meditação. O estado Nirvana de cada um pode estar mais próximo.

Portal HSM
02/08/2011

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