Um planejamento semanal bem elaborado pode cair por terra quando as atividades diárias pré-estabelecidas são deixadas de lado por motivos circunstanciais ou urgentes, que atrapalham a produtividade. Será que você tem passado por isso? Confira a lista abaixo e veja com quais itens você se identifica.
1 – E-mail – Ficar com o e-mail aberto faz o nível de interrupções ficar intolerável, aumenta a ansiedade e a sensação de atividades por fazer. Recomendo definir períodos para lidar com as suas mensagens sendo que no resto do tempo o caixa deve ficar fechada.
2 – Não ter clareza sobre o que fazer – O que você precisa fazer primeiro? Você sabe pelo menos 80% do que deve ser feito hoje? Se não souber responder a essas perguntas, com certeza vai se perder em tarefas circunstanciais.
3 – Estou em Reunião – Uma pesquisa feita pela Triad Consulting, empresa dá qual sou diretor, demonstra que 1/3 das reuniões podem ser canceladas. Então: dieta de reuniões já! Quanto menos, melhor. Se tiver de fazer, seja objetivo, defina pontos de discussão e faça durar no máximo 2 horas.
4 – Redes Sociais – Você usa twitter, facebook, orkut, etc? Controle a ansiedade de ficar conectado a essas redes. Utilize eventuais intervalos no dia ou o horário de almoço para se atualizar.
5 – Falta de energia – Você está cansado, sem pique e não consegue se concentrar? A falta de “energia” rouba muitas horas do dia e faz a pessoa “surfar” em atividades circunstanciais. Tenha hobbies, procure um médico, tome um multi-vitamínico, alimente-se em horários regulares, faça sexo (com freqüência).
6 – Falta de foco – Começa uma atividade e em pouco tempo salta para outra tarefas? Se a atividade for grande, quebre em pequenas atividades, feche qualquer outro software que não esteja usando, coloque o celular no silencioso e, se funcionar para você, ouça música.
7 – Navegador cheio de favoritos – Você abre seu browser para ir em um site, esbarra na lista de favoritos e começa a surfar por outros portais? Instale um novo navegador (sugiro o Safari) e não importe os seus favoritos. No novo browser, com a lista de favoritos zerada, você perde a tentação de ficar navegando à toa.
8 – Messenger, Wave, GTalk, etc – A regra é simples: está ocupado? Fique com status invisível ou offline. Está tranquilo? Fique ausente ou ocupado. Está com tempo para conversar? Fique disponível.
9 – Interrupções – Se muita gente interrompe você, pode ser porque sua comunicação não anda muito adequada. Faça uma revisão de como redige os emails, concede informações e delega atividades.
10 – Tarefas imprevistas, convites inesperados e favores – Que tal falar NÃO de forma concreta (baseado em planejamento X disponibilidade)? Se muitas tarefas imprevistas surgem na sua rotina, é possível que o nível de planejamento não esteja adequado. Repare em quais dias da semana você tem mais imprevistos e utilize isso a seu favor.
Por Christian Barbosa (Especialista em administração de tempo e produtividade, é fundador da Triad PS, empresa multinacional especializada em programas e consultoria na área de produtividade, colaboração e administração do tempo. É Autor dos livros “A Tríade do Tempo", "Você, Dona do Seu Tempo”, “Estou em Reunião” e co-autor de “Mais Tempo, Mais Dinheiro”).
HSM Online
16/11/2009
Espaço do leitor: 38 Comentários
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Comentários:
Fernando H. P. Guimarães disse:
Fevereiro 15 de 2010 às 15:46 hs.
Naturalmente, pratico mais de 90% de suas dicas e realmente acredito que faz a grande diferença no dia-adia. É uma pena que assim como este, os demais assuntos interessantes e eficazes chega à grande minoria dos que precisam e em praticamente todas as empresas, essa prática essencial para a produtividade admistrativa diária é deixa para cada perfil profissional. Excelente texto!
Emerson disse:
Janeiro 20 de 2010 às 11:26 hs.
Pessoal,Acho que pode interessar, temos um sistema web de controle de tarefas, é bem legal, pois você cria um responsável por cada área e o sistema redireciona as tarefas por tipo de problema, você pode criar uma página de SAC, para clientes criarem as tarefas e até acessá-lo pelo celular.O endereço é http://www.regentte.com.br/regro
Fernando Magalhães disse:
Janeiro 13 de 2010 às 10:23 hs.
Pra mim, a carapuça vestiu em 30% da lista.E estou com problemas de gestão do tempo.Seguirei algumas dicas e quero chegar ao fim de 2.010 com a segurança e tranquilidade passadas pelo Fernando Americano em seu comentário.
Guilherme Marques disse:
Janeiro 13 de 2010 às 05:06 hs.
Muito legal o texto, mas infelizmente não posso deixar de fazer vários destes, o que preciso trabalhar talvez seja uma falta de foco logo quando chego pela manhã, mas qto a mídias sociais, email e interrupções, não há como, meu trabalho depende disso. :-)
Joao Paulo disse:
Janeiro 13 de 2010 às 03:21 hs.
Tempo = dinheiro . O cara trabalha a vida toda, vira um diretor de uma empresa, entra em um ciclo vicioso de vida (nao sudavel diga-se de passagem), e qdo envelhece, olha para traz e diz, eu venci. Venceu no que, essa eh a minha pergunta?? tem uma mansao, tem um carrao, tem bastante dinheiro no banco?? mas e ai ? Sera que e esse nosso objetivo nessa vida?? Vamos refletir...Escravos do dinheiro e isso que somos, nada mais do que isso!!
Leonardo Torreti disse:
Janeiro 12 de 2010 às 15:06 hs.
Christian, boa tarde!Acredito que deva conhecer o Stephen R. Covey e o seu livro "The 7 Habits of Highly Effective People". Gostaria de saber qual é a sua opinião sobre o "Franklin Planner" sugerido por ele?Abs e parabéns pela matéria.
Fernando Americano disse:
Janeiro 12 de 2010 às 12:31 hs.
Uma agenda do dia bem planejada logo quando se chega no trabalho, resolve 85% dos problemas de produtividade, agora quando falamos em aprendizado no ambiente de trabalho é impossível não buscarmos na web ferramentas e conhecimento que precisamos para nos desenvolvermos e melhorarmos nossa entrega. Essa lista na minha opinião serve para resolver problemas de produtividade do século XX. Inclusive eu li essa lista as 16h20 da tarde. E acredito que minha produtividade não está sendo afetada, pois tenho ciência do que tenho que entregar e quando.
Feitosa disse:
Janeiro 11 de 2010 às 11:03 hs.
Muito bom o texto...valeu pelas dicas
Eduardo Migliano disse:
Janeiro 11 de 2010 às 10:19 hs.
Excelente listagem!Vale a pena repassar!www.twitter.com/miglianoeduardo
Gilmar Lopes disse:
Janeiro 10 de 2010 às 08:27 hs.
Olá! Adorei o texto! Posso usa-lo em nosso programa, dando os créditos ao autor, é claro! Conehça o nosso trabalho no www.e-farsas.com. Obrigado e parabéns!
Evandro Rinco disse:
Dezembro 17 de 2009 às 08:33 hs.
Gostei. Simples e direto! Vou replicar aqui na empresa.
Diego Rocha disse:
Dezembro 14 de 2009 às 13:53 hs.
Estranho o entusiasmo da galera ai que comentou... Simplesmente são coisas que todos sabem que é o certo mas nem sempre cumprem. É algo como só descobrir que se drogar é errado depois de virar crente... heheheheSem generalizar, talves seja óbivio apenas para mim. Enfim, são 10 fatos.
Júlio disse:
Dezembro 6 de 2009 às 19:18 hs.
Christian, estive na sua palestra na Expo 2009 e achei simplesmente fantástica. Deixe de assistir a palestra no auditório principal para te assistir, pois já tinha ouvido falar de você e me impressionei. É meu quinto ano participando da Expo e posso dizer que seu conteúdo tem tudo para ser um grande destaque nacional em um futuro evento. Trabalho na Petrobrás e vou indicá-lo por aqui em minha área. Parabéns.
Bianca Ferraz disse:
Dezembro 3 de 2009 às 10:28 hs.
Eu acho que as pessoas realmente precisam de regras, a democracia só existe porque temos regras. Eu não gosto delas, mas temos de segui-lás. As de tempo são complicadas no dia-a-dia, mas se eu usasse eu sei que faria a diferença. Christian, tenho muito a aprender com você.
Silvia disse:
Novembro 30 de 2009 às 05:56 hs.
Regras... regras... Putz...Espelho, espelho meu: Será que algum dia serei como uma máquina (interrogaçao)
Tony Reis disse:
Novembro 29 de 2009 às 16:12 hs.
Concordo com a perspectiva dos ítens, na minha opinião colocaria outros, mas considero consistente a lista. Parabens.
Andre Ramos disse:
Novembro 29 de 2009 às 12:56 hs.
A dica sobre email parece simples mas tem impacto fenomenal !
andre disse:
Novembro 29 de 2009 às 12:54 hs.
xx
Sabrina Manfroi disse:
Novembro 28 de 2009 às 21:27 hs.
Gostei do comentário número 3: "estou em reunião". Objetividade e simplicidade na distribuição de tarefas e comunicação de fatos fazem a diferença. A mensagem que fica é "tenha tempo para as demais tarefas, fale menos e faça mais". O texto é ótimo para o dia-a-dia.
Flávia Marzan disse:
Novembro 26 de 2009 às 13:33 hs.
Excelente artigo, mas gostaria de parabenizá-lo pelo melhor post que já li no blog da HSM, sobre ainda ser jovem. Acho que todos deveriam ler pelo menos uma vez a cada três meses para não nos esquecermos de quem somos. Muito bom,
Jussara disse:
Novembro 25 de 2009 às 06:12 hs.
Excelente lista! Realmente eu me pego em uns 7 ou 8 itens dessa lista. Vou acessar teu blog pra buscar mais informações.
Tiago Bevilaqua disse:
Novembro 23 de 2009 às 12:39 hs.
Chamou-me a atenção os dois últiomos itens. Referem-se a coisas que se costuma responsabilizar outros, qd se acontecem amiude como assinala o autor, é quase certo que a responsabilidades seja nossa.
Amanda Oliveira disse:
Novembro 19 de 2009 às 14:23 hs.
Nossa, hoje perdi meu tempo com todos os itens!Sugestão: ler notícias nas versões digitais do jornal também faz perder pelo menos 40 minutos do dia!
Paulo disse:
Novembro 19 de 2009 às 09:58 hs.
Taí.... perdí meu tempo com tarefas circunstanciais!!!!
Flavia disse:
Novembro 17 de 2009 às 14:11 hs.
O texto flui naturalmente, como uma conversa, um conselho de alguem mais experiente. Parabens! Para não sair do ritmo, há algum tempo, escrevo na agenda, todas as minhas tarefas diárias, mesmo as mais simples, aquelas que eu jamais esqueceria... Faço disso um ritual. É gratificante poder passar um traço em cima de cada atividade cumprida. Experimentem.
Luís Ferriera Lima disse:
Novembro 17 de 2009 às 08:38 hs.
Que bom seria, se todos os funcionários que usam de forma desncessário estas ferramentas tivessem um tempinho de ler este artigo e colocassem em prática algumas dessas orientaçõe.
Rita disse:
Novembro 17 de 2009 às 08:36 hs.
Excelente texto. Tenho seguido essas recomendações nos últimos anos e meu desempenho melhorou muito. Também faço o mesmo em casa e tenho ensinado meu filho de 11 anos a adotar hábitos mais saudáveis em casa e na escola. Funciona!
José Zulmar Lopes disse:
Novembro 17 de 2009 às 07:52 hs.
Quanto tempo perdido discutindo isto. Isto é vicio de trabalho e, portanto eu acho que todos aqui são mais ou menos assim01 - Um Viciado em Trabalho não tem quarto...................... Tem escritório!02 - Um Viciado em Trabalho não tem amigos..................... Tem contatos!03 - Um Viciado em Trabalho não tem vida......................... Tem carreira!04 - Um Viciado em Trabalho não tem sonhos.................... Tem projetos!05 - Um Viciado em Trabalho não tem encontros................. Tem reuniões!06 - Um Viciado em Trabalho não toma cerveja................... Toma decisões!07 - Um Viciado em Trabalho não faz sexo......................... Descarrega o stress!08 - Um Viciado em Trabalho não navega na Internet........... Faz pesquisas!09 - Um Viciado em Trabalho não tem domingo................... Tem hora-extra!10 - Por último, fique tranqüilo: um Viciado em Trabalho não fica lendo esses e-mails... Trabalha( fonte: portal do humor)
Carlos Alberto disse:
Novembro 17 de 2009 às 02:17 hs.
Caro internauta como aceitar determinadas colocações pois conheci este post através do email ?Como gerenciar os contaos se dependo deles para ganhar dinheiro ?Permanecer conectado hoje é essencial num mundo travado no deslocamento de vias terrestres é muito mais essencial não polui mais do que uma moto carregada de documentos e gera muito mais orabunda produtiva do que uma pilha de documentos e papéis inúteis. Sem contar que nas redes sociais concretizo vários contatos de alcance muito maior do que chamadas nas redes convencionais de comunicação que custam caro. Não concordo com todas as colocações e acredito que embaixo do guarda sol aqui na beira da praia produzo muito mais do que num espaço fechado.
Ana Lúcia disse:
Novembro 16 de 2009 às 20:06 hs.
Prezado Christian Barbosa. Adorei suas colocações....E confesso que pretendo amanhã mesmo providenciar a compra de um dos seus livros, para começar...estou precisando urgente a aprender a organizar meu tempo, pois estou fazendo mestrado e algo que está acabando realmente comigo é minha indisciplina de organização, pois tenho estado a mais de dois meses acordando às 7h e dormindo entre 2h e 3h da manhã, o que não está sendo nada saudável e também não mais produtivo. Qual de seus livros você me sugere, para iniciar meu processo de organização? Obrigada
Cláudio Malta disse:
Novembro 16 de 2009 às 17:35 hs.
Você realmente é uma das pessoas que o Brasil deveria se orgulhar. Nosso guru da produtividade. Li todos os seus livros, o Estou em Reunião é impressionante, eu trnaquilamente reduzi meu volume de reuniões em uns 50%. Tenho usado o Neotriad também com excelentes resultados, agora estou começando a expandir para a equipe. Quando minha empresa crescer mais um pouco vou contratá-lo para ajudar toda a equipe. Parabéns novamente.
romelita@farmacotecnica.com.br disse:
Novembro 16 de 2009 às 17:09 hs.
Interessante vale muito apena a leitura.Organização defato é uma das ferramentas dediminuir o desgaste.
Ismael Paulo Santos disse:
Novembro 16 de 2009 às 16:47 hs.
Excelente artigo! São instruções válidas para todo e qualquer profissional, mesmo os de comunicação. Me pego várias vezes em alguma tarefa que não me acrescenta valor algum, e perdura-se por um período. Utilizar um software de gerenciamento de tempo também é uma ajuda importante, pois você passa a se regrar melhor.
Roseli Garcia disse:
Novembro 16 de 2009 às 15:14 hs.
Christian,Li o seu livro e coloquei em prática várias recomendações. Houve um ganho considerável no meu tempo e no tempo dos colaboradores com os quais costumo interagir nas reunioes. A dica das reuniões em pé foi ótima, assim como a gestão de pautas, etc. Seu artigo faz uma síntese do assunto de forma precisa.
orks disse:
Novembro 16 de 2009 às 14:36 hs.
Existem tantas listas sobre o que faz a gente perder tempo e outras tantas sobre como controlar isso. Ficarei mesmo surpreso quando vir uma lista sobre como fazer tudo isso e, ainda assim, produzir como um campeão. Isso sim, vai dar gosto de aprender. Talvez uma lista com dicas sobre como, por exemplo, ler todas as principais notícias do dia logo de manhã sem perder muito tempo. Como atender todos os chamados mais importantes que vêm pela mídia social, sem perder muito tempo. E por aí vai.Mas de qualquer forma, por estar em Português, já quebra o galho. Tem muita gente que ainda não viu isso porque não lê textos em Inglês ou nunca lê textos com mais de 2 parágrafos.Valeu!!
Hilton Francisco da Silva disse:
Novembro 16 de 2009 às 14:12 hs.
Texto muito interessante.Procuro sempre organizar na sexa feira, as tarefas da semana seguinte, ja prevendo uma parada para 'eventuais' imprevistos bem como iniciar e finalizar as tarefas propostas.
Joel Wallis disse:
Novembro 16 de 2009 às 13:52 hs.
Adorei o texto! Realmente muito bom!
Junior disse:
Novembro 16 de 2009 às 12:40 hs.
Gostei do texto. Ajuda bem.
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